POLITICA DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Nuestra política de privacidad tiene una declaración firme: “Jamás entregaremos sus datos ni edidos, ni en venta, ni en arriendo a una tercera marca involucrada.”
Recibirá de Mil Palabras información sobre marketing Digital, Marketing de Contenidos, Estrategia Digital, Redes Sociales, Publicidad Digital, Mercadeo, Publicidad e Ideas de Comunicación en general o temas relacionadas con los descritos anteriormente.
Eventualmente enviaremos alguna oferta comercial de capacitaciones o herramientas de software relacionados con estos mismos temas.
Los datos recopilados en nuestra base de datos son de personas que se han suscrito a nuestro boletín y blog por medios digitales, diligenciados a través de las herramientas MailChip y Active Campaign.
Otros datos son de prospectos y clientes de MIL PALABRAS que han tenido algún tipo de relación comercial con nuestra empresa.
En caso de no querer recibir más información de MIL PALABRAS, el receptor de nuestra información siempre tiene la opción de solicitar ser retirado de la lista de distribución o de la base de datos general.
PRESENTACIÓN.
Mil Palabras Ltda, (de ahora en adelante MIL PALABRAS), sociedad domiciliada en Medellín, Antioquia, identificada con el NIT 900.050.110. y ubicada en la dirección carrera 32 No 6 sur 260, Int501, teléfono 2986470, es una sociedad que respeta la privacidad y seguridad de los datos personales de todos sus públicos de interés: clientes, colaboradores, usuarios de sus contenidos, aliados de negocios y proveedores.
La información ha sido recogida por Mil Palabras en virtud del desarrollo de su objeto social y adicionalmente por virtud de relaciones administrativa, comercial, civil, laboral, entre otras. En los términos de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, se ha adoptado la siguiente “POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES”.
A través de esta política es posible conocer el procedimiento de recolección, conservación y tratamiento de los Datos Personales, así como los derechos, garantías y los procedimientos para hacerlos efectivos.
ANTECEDENTE NORMATIVO
Artículo 15 de la Constitución Política
“Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.
En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución”.
– Artículo 20 de la Constitución Política
“Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicación.
Estos son libres y tienen responsabilidad social. Se garantiza el derecho a la rectificación en condiciones de equidad. No habrá censura”.
ÁMBITO DE APLICACIÓN.
Las políticas y procedimientos contenidos en este documento, serán aplicables a los datos de carácter personal, registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por parte de MIL PALABRAS.
Estas políticas son de carácter obligatorio para MIL PALABRAS en calidad de responsable del Tratamiento de datos, así como para los encargados que realizan el tratamiento de datos personales por cuenta de MIL PALABRAS.
Tanto el responsable como los encargados deben salvaguardar la seguridad de las bases de datos que contengan datos personales y guardar la confidencialidad respecto del Tratamiento.
Estas Políticas de Tratamiento de la Información entran en vigencia el 15 de septiembre de 2017.
PRINCIPIOS
Los siguientes principios serán tenidos en cuenta por MIL PALABRAS en el proceso de administración de datos personales.
Legalidad en materia de Tratamiento de datos
El Tratamiento a que se refiere la Ley 1581 de 2012, es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
Finalidad y Tratamiento
El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
El Tratamiento y la finalidad de la información de las bases de datos de MIL PALABRAS se encuentran relacionados con la prestación del servicio, relación contractual, fines comerciales y/o publicitarios.
MIL PALABRAS queda autorizada con el consentimiento del titular de los datos personales para transmitir la información a terceros proveedores.
Libertad
El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
Veracidad o calidad
En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de MIL PALABRAS o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan, información que en ningún momento será parcial, además de veraz y con capacidad de respaldo y demostración de esta.
Acceso y circulación restringida
El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley.
Seguridad
La información sujeta a Tratamiento por el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, se realizará bajo medidas técnicas, humanas y administrativas que sean razonables para otorgar seguridad a los registros y que procuren evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Confidencialidad
MIL PALABRAS garantiza la reserva de los de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley y en los términos de la misma.
DEFINICIONES DE SU INTERÉS:
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a varias personas naturales determinadas o determinables.
Base de datos: Conjunto de datos personales organizados sistematizadamente para su posterior tratamiento.
Autorización: Consentimiento expreso, previo e informado del titular del dato personal, para llevar a cabo un tratamiento.
Tratamiento: Operaciones o actividades que se pueden realizar con los datos personales, entre las cuales se encuentran: la recolección, uso, copia, transferencia, transmisión o supresión.
Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
La información suministrada por el titular será incluida en nuestra base de datos y será utilizada dependiendo de cada finalidad, así:
Para accionistas:
En caso de ser accionista de la compañía se dará aviso de convocatorias a las Asambleas Ordinarias y Extraordinarias de la compañía, u otro tipo de comunicaciones por parte de la administración de MIL PALABRAS.
Notificación del decreto y reparto de utilidades de la compañía, así como el pago de dividendos correspondiente a los accionistas de la sociedad.
Para proveedores:
Ejecutar la relación contractual existente.
Notificación de cancelación de obligaciones a los proveedores de la compañía.
Informar sobre el requerimiento de nuevos productos o servicios o modificaciones en los ya existentes.
Evaluar la calidad de los productos y servicios suministrados por esta sociedad.
Para clientes:
Proporcionar nuestros productos, servicios y contenidos.
Ejecutar las funciones propias de los servicios contratados por los clientes con MIL PALABRAS.
Usar la información con la finalidad de promocionar nuestros productos, servicios y ofertas, por medios físicos o a través de nuestra página web, mensaje (sms y/o mms), correo electrónico, llamada telefónica, u otros medios usados para el efecto.
Remitir información de tipo comercial sobre los productos y servicios ofrecidos por la sociedad, a través de los diferentes medios de difusión, previamente autorizados por el titular.
Envío de comunicaciones relacionadas con nuestros productos, servicios, ofertas, promociones, alianzas, estudios, concursos, entre otros.
Informar sobre nuevos productos o servicios que tengan directa relación con los contratos o servicios adquiridos por el titular.
Evaluar la calidad de los productos y servicios suministrados por esta sociedad.
Efectuar actividades de cobranza en relación con obligaciones contraídas por el titular.
Realizar estudios internos sobre mercadeo y conductas de consumo de los usuarios.
Para empleados:
Almacenar información de contacto y perfil de todos los empleados directos de la compañía.
Envío de comunicaciones relacionadas con asuntos laborales y de interés de la compañía.
Pago de nómina, obligaciones legales y extralegales.
En general:
Datos personales para realizar entrevistas en procesos de selección, encuestas, evaluaciones, sondeos en MIL PALABRAS y cualquier otro trámite relacionado con su objeto social.
Remitir información de MIL PALABRAS, en relación con sus clientes, proveedores, accionistas, empleados, conforme la relación contractual existente.
Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por el titular de la presente autorización, conforme la relación existente con la compañía.
Notificación del cumplimiento de las obligaciones de pago tanto a los empleados, proveedores o terceros.
Otras actividades que sean sujetas al desarrollo del objeto social de la compañía y en las cuales necesariamente deben ser usados los Datos Personales del titular.
Para cumplir con los deberes de información que deba cumplir la compañía por mandato legal, por decisión judicial o de autoridad competente.
MIL PALABRAS podrá estar en contacto con el titular de los datos personales en caso de existir riesgo frente a la protección de sus Datos Personales.
TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
MIL PALABRAS es el responsable del tratamiento de los Datos Personales de sus empleados, accionistas, proveedores, clientes, distribuidores, aliados comerciales y usuarios, y por esta razón obrará en cumplimiento de las obligaciones que se deriven de esta condición. Así las cosas, MIL PALABRAS podrá designar para este tratamiento a un encargado quien representará a la sociedad o a quienes ésta pueda contratar para el ejercicio de su representación o desarrollo de su objeto social, quienes deberán obrar conforme a los procedimientos y políticas de protección de datos personales, las cuales para el efecto fueron diseñados e implementados por la sociedad MIL PALABRAS.
El Tratamiento de los Datos Personales, deberá hacerse en los términos y alcance de la autorización emitida por el Titular de los Datos Personales o en los términos establecidos en la legislación vigente para el efecto.
A su vez, MIL PALABRAS no podrá vender, comercializar, publicar, transferir cualquier dato suministrado a excepción de existir autorización expresa del titular de los datos, o ante orden judicial emanada de autoridad pública en un estricto deber legal.
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
MIL PALABRAS sociedad identificada con el NIT 890.941.901 constituida mediante documento privado 3443, inscrita en la Cámara de Comercio de Medellín, domiciliada en la Medellín, Antioquia, ubicada en la Carrera 43 A No. 18 sur – 174.
Teléfono 444 64 22
Dirección electrónica: datos.personales@Mil Palabras.com.co
Página Web: www.Mil Palabras.com.co
Encargado: Laura Melissa Alzate Diaz
FORMA EN LA CUAL SE OBTIENEN LOS DATOS PERSONALES
Las actividades de recolección y almacenamiento de Datos Personales serán realizadas a través de correo físico, electrónico, dispositivos móviles, aplicaciones para dispositivos móviles, páginas web, grabaciones con cámaras de circuito cerrado de televisión en las instalaciones de MIL PALABRAS o a través de cualquier mecanismo digital o semejante de comunicación conocido, o a través del suministro voluntario y directo que el titular de los Datos Personales le entrega a la sociedad MIL PALABRAS, por los diferentes mecanismos antes mencionados.
DATOS PERSONALES QUE SON ALMACENADOS POR MIL PALABRAS.
Los datos personales almacenados por la sociedad MIL PALABRAS dependen de la relación directa o indirecta que el titular tenga con la compañía, para las cuales podrá ser necesario obtener por parte del titular su nombre, dirección, número telefónico, dirección de residencia, correo electrónico, fecha de nacimiento, actividad profesional, entre otras, información que será usada para la finalidad descrita en la presente política de privacidad y de protección de datos personales.
DERECHOS DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES
MIL PALABRAS no realizará el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública o hayan sido suministrados por sus representantes legales para fines estrictamente derivados de una relación legal o contractual.
DEBERES DEL RESPONSABLE DE LOS DATOS PERSONALES
Dar garantía de manera efectiva al Titular de los Datos Personales para ejercicio de sus derechos conforme a la Ley 1581 de 2012 y Decreto 1377 de 2013.
Solicitar y conservar prueba de la respectiva autorización emitida por el Titular de los Datos Personales para el tratamiento de sus datos.
Informar al Titular de los Datos Personales sobre la finalidad para el tratamiento de sus datos y las políticas de protección que se han adoptado para estos, así como informar los derechos que le asisten.
Conservar los Datos Personales según la finalidad para la cual fueron recolectados y bajo las condiciones de seguridad apropiadas, las cuales pretendan evitar la adulteración, pérdida, consulta, uso o el acceso no autorizado por parte de personas ajenas a la información.
Actualizar los Datos Personales conforme a las indicaciones o solicitudes que sean requeridas por el titular de la información.
Rectificar los Datos Personales cuando se encuentren suministrados o descritos de forma incorrecta.
Dar trámite y respuesta a las consultas y reclamos en los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado tratamiento de los Datos Personales.
Mantener actualizado el estado de los Datos Personales cuando determinada información se encuentre en estado de discusión por parte del Titular.
Implementar las medidas de seguridad de datos personales, atendiendo las instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio en la materia
Cumplir las instrucciones y requerimientos impartidos por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio.
Y en general dar tratamiento de los datos personales de conformidad con la autorización impartida por sus titulares y atendiendo los propósitos y finalidades establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013.
Al solicitar la autorización para el manejo de los datos personales, MIL PALABRAS deberá informar de manera clara al Titular de los datos cual será el tratamiento que le serán brindados y la finalidad del mismo; que es de carácter facultativo la respuesta frente a preguntas hechas versadas sobre niños, niñas y adolescentes.
Suministrar la identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Responsable del tratamiento de los datos personales del titular.
DESTINATARIOS A QUIENES SE LES PUEDE SUMINISTRAR LA INFORMACIÓN DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES.
Los datos almacenados en las bases de datos de MIL PALABRAS podrán ser suministrados a las siguientes personas:
A los titulares, sus causahabientes o sus representantes legales.
A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
A los terceros autorizados por el titular o por la ley.
DERECHOS QUE LE ASISTE AL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES Y ANTE SU FALTA ABSOLUTA, A SUS CAUSAHABIENTES.
En los términos de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, los derechos que le asiste al titular de los Datos Personales y ante su falta absoluta, a sus causahabientes, son los siguientes:
Derecho a consultar sus datos personales en forma gratuita y a conocer si los mismos están siendo objeto de cualquier tratamiento por la sociedad responsable.
Derecho a solicitar en cualquier tiempo la actualización, rectificación y supresión de sus datos personales.
Derecho a revocar en cualquier tiempo la autorización impartida al responsable para el tratamiento de sus datos personales.
Derecho a solicitar en cualquier tiempo prueba que acredite la existencia de la autorización impartida al responsable para el tratamiento de sus datos personales.
Derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
Derecho a ser informado por parte de MIL PALABRAS sobre el uso de sus Datos Personales.
Los demás derechos que le asisten en la Legislación Nacional.
MEDIO POR EL CUAL EL TITULAR AUTORIZA EL TRATAMIENTO DE SUS DATOS PERSONALES
Los titulares de los datos personales deberán autorizar al responsable para el tratamiento de los mismos, a través de uno de los siguientes medios:
Diligenciamiento del FORMATO DE AUTORIZACIÓN, que se encuentra de manera física para ser diligenciado en la sede principal
Diligenciamiento del FORMATO DE AUTORIZACIÓN, el cual deberá ser enviado por Mil Palabras vía correo electrónico y devuelto por el titular de los datos.
el uso y tratamiento de datos contenido en la aceptación del registro de proveedores.
A través de la línea telefónica de Mil Palabras aceptando con la tecla 1 al escuchar el mensaje.
A través del chat de asistencia ubicado en la página www.Mil Palabras.com.co, confirmando en la casilla de “autorizo al uso y tratamiento de mis datos personales”
FORMA EN LA CUAL EL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES PUEDE EJERCER SUS DERECHOS
El titular de la información, quien por este medio emite autorización para el uso de sus Datos Personales, podrá en cualquier momento acceder a los datos suministrados, así como solicitar la corrección de los mismos, actualizarlos, suprimirlos o solicitar la revocación de la presente autorización, en los términos de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013; el interesado podrá dirigirse a las oficinas de MIL PALABRAS ubicadas en la carrera 43A No 18 sur 174 o dirigir un correo a la dirección electrónica datos.personales@Mil Palabras.com.co o a través de una solicitud escrita presentada en nuestra página web www.Mil Palabras.com.co la solicitud será atendida en los términos establecidos por la Ley para el efecto.
RESOLUCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS INTERPUESTAS POR LOS TITULARES DE DATOS.
Los Titulares o sus causahabientes realizar consultas o reclamos sobre la información personal del Titular que repose en las bases de datos de Mil Palabras mediante los siguientes mecanismos:
Correo electrónico info@milpalabras.com.co
Formulario página web www.Mil Palabras.com.co
Correo físico en la Carrera 32 # 6 sur 260 int 501 Edif Turingia
Medellín
Teléfono 2986470
PROCEDIMIENTO.
MIL PALABRAS atenderá ante los titulares o sus causahabientes consultas de la información personal del Titular que repose en sus bases de datos.
La consulta será recibida exclusivamente a través de los canales de MIL PALABRAS previamente mencionados.
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
En el caso de reclamos, el Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo a través de los canales ofrecidos por MIL PALABRAS y serán resueltos bajo los siguientes términos y condiciones:
1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a MIL PALABRAS, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
3. El término para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se MIL PALABRAS, informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Requisito de procedibilidad. El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.
La solicitud deberá contener, al menos, la información que se identifica a continuación:
Identificación del titular
Descripción de los hechos que dan lugar a la consulta, sugerencia, reclamo o queja
Términos de la solicitud
Dirección para la notificación
TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES
Solo queda facultado para realizar la transferencia y transmisión internacional de datos personales contenidos en sus bases de datos en los siguientes casos:
a) Información respecto de la cual el Titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia;
b) Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el Tratamiento del Titular por razones de salud o higiene pública;
c) Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable;
d) Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad;
e) Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el Responsable del Tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del Titular;
f) Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
“Para mayor información, lo invitamos a consultar la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377de 2013”
La presente ‘POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES’ se publica el 03 de marzo de 2017 y empieza a regir a partir del día de su publicación.